BTW-controle op kwartaalaangiftes

Situatie

Administratiekantoor met ongeveer vijftig ondernemers als klant, van eenpitters tot MKB met wat buitenlandse handel. Elke kwartaalaangifte werd handmatig nagelopen door een senior medewerker: BTW-codes op inkoopfacturen, ICP-regels, en de aansluiting van de aangifte op de grootboekrekeningen. Bij een deel van de klanten kwamen dezelfde soort fouten elk kwartaal terug, omdat de medewerker die boekt niet altijd dezelfde is.

Wat er gebouwd is

• Een controlestap die per klant elke aangifteperiode alle inkoopboekingen langsloopt en flags plaatst bij verdachte btw-codes en buitenlandse tegenpartijen.
• Verklaring per flag: waarom er verdenking is (afwijkend van historisch patroon, tegenpartij zonder btw-nummer, land buiten EU met binnenlands tarief).
• Werklijst per medewerker in het bestaande workflow-pakket. Elke flag heeft één van drie uitkomsten: aanpassen, uitleg toevoegen, of markeren als correct.
• Menselijke goedkeuring blijft staan: geen enkele correctie wordt zonder tussenkomst geboekt.

Wat het opleverde

Na oplevering: de tijd per klant per kwartaal aan controle daalde van gemiddeld twintig minuten naar acht. Voor het hele klantenbestand vertaalt zich dat naar een dagdeel per medewerker per week dat vrijkomt. Correcties na indiening op btw-codes daalden zichtbaar in het volgende kwartaal.

Wat er niet aan veranderd is

Het boekhoudpakket bleef ongewijzigd. De workflow bleef ongewijzigd. Wij hebben één controlestap toegevoegd binnen de bestaande gang van zaken. Geen nieuw scherm om te leren, geen dubbele invoer.